GİZLİLİK POLİTİKASI VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI METNİ

İşbu Gizlilik Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması Metni ("Politika"), Kognis Teknolojileri ("Kognis") olarak, kognis.net web sitesi, mobil uygulamaları ve çoklu kiracılı (multi-tenant) WhatsApp CRM platformumuz üzerinden sağladığımız hizmetler sırasında toplanan kişisel verilerin işlenmesi, saklanması, korunması ve imha edilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") ve ilgili mevzuata tam uyumlu olarak hazırlanmıştır.

MADDE 1 - VERI SORUMLUSU VE VERI İŞLEYEN SIFATLARI

1. Kognis'in Veri Sorumlusu Sıfatı: Kognis, platforma kayıt olan Kullanıcıların (Kiracıların) kurumsal hesap bilgileri, faturalandırma detayları, temsilci e-postaları ve platformu kullanmak amacıyla doğrudan Kognis'e aktardığı kişisel veriler bakımından "Veri Sorumlusu" sıfatına haizdir.
2. Kognis'in Veri İşleyen Sıfatı: Kullanıcının resmi Meta Cloud API / WABA altyapısı üzerinden Kognis paneline akan, son müşterilerine ait sohbet geçmişleri, telefon numaraları, ad-soyad bilgileri, ses kayıtları, medya dosyaları ve CRM etiketleme verileri bakımından Kognis, münhasıran "Veri İşleyen" sıfatına sahiptir. Bu verilerin işlenme amaçlarını, hukuki sebeplerini ve saklama sürelerini belirleme yetkisi tamamen "Veri Sorumlusu" sıfatıyla Kullanıcıya (Kiracıya) aittir.

MADDE 2 - İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER VE TOPLANMA YÖNTEMLERİ

Kognis, sunduğu SaaS hizmetinin teknik olarak tıkır tıkır çalışabilmesi ve çoklu kiracı yalıtımının sağlanabilmesi adına aşağıdaki verileri elektronik ortamda otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplar:

1. Hesap ve İletişim Verileri: Kiracı firma unvanı, yetkili ad-soyadı, e-posta adresi, telefon numarası, fatura adresi ve tercih edilen zaman dilimi (Timezone).
2. Temsilci (Ajan) Verileri: Kiracının kendi paneli altında tanımladığı personellerin ad-soyad, e-posta, rol tanımları ve sisteme giriş-çıkış logları.
3. WhatsApp İletişim ve Metadata Verileri (Veri İşleyen Kapsamı): Meta Webhook mimarisi üzerinden anlık gelen/giden WhatsApp mesaj içerikleri, gönderici telefon numaraları, profil isimleri, mesaj okundu/iletildi bilgileri, temsilcilerin eklediği CRM etiketleri ve pipeline (satış hunisi) durumları.
4. Eklenti ve API Verileri: Aktifleştirilen eklentiler (iyzico, PayTR, Stripe, Bulut Santral, E-Ticaret Entegrasyonları vb.) kapsamında kullanılan entegrasyon token'ları, webhook URL yapıları ve sistem logları.

MADDE 3 - VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Toplanan kişisel veriler, aşağıdaki hukuki ve teknik amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

• Çoklu kiracılı (multi-tenant) sistem mimarisi gereği her Kiracıya izole bir veritabanı alanı (`tenant_db`) tahsis etmek ve veri karışıklıklarını önlemek,
• Canlı Sohbet (Inbox) ekranında mesajların temsilcilere akıllı dağıtım (auto-routing/round-robin) kuralları çerçevesinde doğru şekilde iletilmesini sağlamak,
• Toplu Yayınlar (Broadcast) ve Şablon (Template) yönetim mekanizmalarının Meta politikalarına ve kota limitlerine uygun olarak çalıştırılması,
• Kullanıcı talebi doğrultusunda aktifleştirilen ödeme ağ geçitleri üzerinden güvenli ödeme linkleri üretilmesi ve ödeme durumlarının (başarılı/başarısız) entegrasyonlar vasıtasıyla takibi,
• Yapay zeka asistanı (AI Bot) entegrasyonu sağlandığı durumlarda, botun doğru yanıt üretebilmesi için eğitilen bilgi tabanının (knowledge base) güvenli şekilde işlenmesi.

MADDE 4 - VERİ YALITIMI (DATA ISOLATION) VE GÜVENLİK ÖNLEMLERİ

1. Sistem genelindeki tüm veri trafiği SSL/TLS şifreleme protokolleri ile korunur. Veritabanı düzeyindeki kritik veriler ve entegrasyon anahtarları şifrelenmiş (at-rest encryption) olarak saklanır.
2. Ödeme eklentileri (iyzico, PayTR, Stripe) entegre edildiğinde, son kullanıcıların kredi kartı veya CVV bilgileri Kognis sunucularına asla kaydedilmez ve tutulmaz. Ödeme süreçleri tamamen ilgili lisanslı ödeme kuruluşunun güvenli Iframe/Checkout altyapısı üzerinden yürütülür.

MADDE 5 - VERİLERİN ÜÇÜNCÜ TARAFLARA AKTARILMASI

Kognis, Kiracının veya son kullanıcıların verilerini rızası olmaksızın ticari, reklam veya pazarlama amacıyla üçüncü şahıslara satmaz, kiralamaz veya paylaşmaz. Veriler yalnızca şu durumlarda aktarılır:

• WhatsApp servislerinin çalışabilmesi adına yasal zorunluluk gereği mesaj paketlerinin ve şablonların Meta (Meta Platforms Inc.) Cloud API sunucularına aktarılması,
• Kiracının kendi isteğiyle aktif hale getirdiği eklentiler kapsamında (Örn: Webhook tetikleyicileri veya e-ticaret eşitlemeleri) verilerin Kiracının belirlediği üçüncü taraf sunuculara köprülenmesi,
• Yasal bir mevzuat hükmünün yerine getirilmesi veya yetkili adli/idari makamlarca usulüne uygun olarak talep edilmesi durumunda resmi kurumlara yapılacak zorunlu bildirimler.

MADDE 6 - VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. Kiracının kurumsal hesap ve fatura verileri, Türk Ticaret Kanunu ve vergi mevzuatından doğan yasal yükümlülükler uyarınca gerekli olan süre boyunca saklanır.
2. Kiracının platform içerisindeki aboneliğini sonlandırması veya "Ağ Geçidi Entegrasyonunu İptal Et / Bağlantıyı Kes" komutunu çalıştırması durumunda, o kiracıya tahsis edilen canlı sohbet geçmişi, rehber verileri ve loglar makul bir güvenlik süresinin ardından (en geç 90 gün içinde) sunuculardan geri döndürülemeyecek şekilde kalıcı olarak silinir veya anonim hale getirilir.

MADDE 7 - İLGİLİ KİŞİNİN (VERİ SAHİBİNİN) HAKLARI

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sahipleri; kendileriyle ilgili kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep etme haklarına sahiptir. Kullanıcılar ve onların son müşterileri, bu haklarına ilişkin taleplerini kurumsal iletişim kanallarımız veya doğrudan Kiracının kendi veri sorumlusu mekanizmaları üzerinden iletebilirler.

MADDE 8 - YÜRÜRLÜK VE DEĞİŞİKLİKLER

İşbu Politika, kognis.net sitesinde yayınlandığı andan itibaren yürürlüğe girer. Kognis, gelişen teknik özellikler, Meta API güncellemeleri (v25 ve üzeri) veya yasal mevzuattaki değişiklikler doğrultusunda politikayı dilediği zaman güncelleme hakkını saklı tutar.